Roberta e Giovanni per il giorno del loro matrimonio hanno deciso di affidarsi alla nostra agenzia wedding planner, a Dixie Wedding Experience, scegliendo il servizio del Wedding Coordinator
Il wedding planner cosa fa lo abbiamo già spiegato, e cioè una nuova figura che nel mondo dei matrimoni e degli eventi è anche chiamato organizzatore matrimoni, planner matrimonio, ed altri nomi simili. Roberta e Giovanni per il giorno del loro matrimonio hanno deciso di affidarsi alle nostre Wedding Planner di Modica per il “Coordinamento del giorno”, ovvero tra i servizi wedding planner, wedding & event planner che offriamo, hanno scelto il servizio del Wedding Coordinator.
COS’E’ IL COORDINAMENTO DEL GIORNO
Qual è la differenza tra wedding planner e wedding coordinator? il wedding coordinator è un professionista presente tutto il giorno dell’evento. La mansione principale del Wedding Day Coordinator è quella di verificare e coordinare che tutto si svolga nel migliore dei modi e che tutto proceda secondo i desideri degli sposi. Non si tratta, quindi, di organizzare un matrimonio. Agisce per nome e per conto dei clienti.
E’ un vero e proprio direttore d’orchestra che gestisce la scaletta (timeline) al minuto ed pronto ad affrontare varie situazioni o imprevisti che potrebbero presentarsi.
Il wedding planner a differenza del wedding coordinator lavora con gli sposi dall’inizio, ha idee creative ed originali in grado di differenziare un matrimonio dall’altro, crea e pianifica l’evento in base all’esigenza degli sposi, permettendo loro un gran risparmio di tempo ed energie.
In un evento si possono ingaggiare entrambe queste figure professioniste.
Il WEDDING COORDINATOR QUALI REQUISITI DEVE AVERE?
- Sicuramente il primo requisito è quello di avere delle competenze specifiche perché occorre sapere quali possono essere i problemi nel coordinare un evento completo come un matrimonio, e tutto quello che c’è dietro le quinte nell’ organizzazione matrimoni.
- Essere a conoscenza di come si svolgerà nel dettaglio “quella” cerimonia e “quel” ricevimento, perché ogni matrimonio ha le proprie caratteristiche.
- Gestire con fermezza e gentilezza i fornitori e tutto il team impegnato per l’evento. Se, per esempio, il wedding coordinator si accorge che la tovaglia è stropicciata, o di una nuance di colore diverso, occorre cambiarla! Sapere gestire con un atteggiamento amorevole e delicato gli ospiti. Un caso ricorrente si presenta quando è necessario invitare gli ospiti ad entrare in Chiesa prima che arrivi la sposa, mentre loro vorrebbero aspettarla fuori.
- Un imprevisto? Calma e sangue freddo! Occorre saper gestire gli imprevisti senza andare nel panico, con lucidità e rapidità e soprattutto senza riversarli sugli sposi e sui loro ospiti.
Wedding Coordinator per il Matrimonio di Roberta e Giovanni
Ma adesso raccontiamo in dettaglio il matrimonio di Roberta e Giovanni il 19 Giugno 2021 a Modica.
Appena arrivate in location, le Dixie Wedding Coordinator di Modica si sono messe subito all’opera! Come?
Ore 15.00 ARRIVO IN LOCATION A MODICA
Iniziamo dalla supervisione degli spazi e alla presenza di tutti i fornitori interessati.
Abbiamo incontrato il titolare e gestore della struttura, il floral design, il catering, il maître e l’animatore che si sarebbe occupato dell’intrattenimento degli ospiti fin dal loro arrivo.
Abbiamo rivisto e confermato le loro timeline.
La temperatura e la situazione metereologica era come prevista, un classico pomeriggio mite di Giugno , e visto che sia il rito civile che la cena erano previste nella stessa location ed entrambe in zone esterne, non è stato necessario attuare il piano B.
ORE 15.30 ALLESTIMENTO RITO CIVILE
SUPERVISIONE ALLESTIMENTO MATRIMONIO:
La supervisione dell’allestimento matrimonio è di fondamentale importanza. Il wedding coordinator deve controllare che tutto venga allestito proprio come si era concordato per tutta la durata dell’evento. Dall’arrivo dei fornitori fino alla fine dell’evento.
Ore 17.00 STATO DEI LAVORI 1 ORA PRIMA DELL’EVENTO
Ad un’ora dall’inizio del rito civile era quasi tutto pronto! La nostra Timeline dell’evento era tutta spuntata! Abbiamo allestito la zona del rito civile con cura e precisione, rispettando tutte le norme prescritte dalle misure ANTI COVID19, e garantendo tra le sedute degli ospiti la distanza sociale di 1 metro e l’obbligo di tenere una corsia di passaggio tra le file di almeno 90 cm.
PREPARAZIONE DELLA SPOSA
La preparazione della sposa è avvenuta in location. Immaginate la curiosità nel pensare che la sposa fosse a pochi metri da tutti noi e non poter andare a dare una sbriciata!
Ore 18.00 ARRIVO DEGLI OSPITI
Gli ospiti iniziano ad arrivare e con loro i protagonisti di quel giorno: lo sposo e i suoi parenti. Questo è uno dei momenti più belli: assapori l’emozione nei loro occhi, nella cura con cui tengono in mano quel bouquet che a volte è un impaccio per i nostri cari sposi.
ORE 18.30 INIZIO CERIMONIA
La sposa è pronta a fare il suo ingresso, lo sposo è pronto a vederla (forse), gli invitati sono già con il telefono in mano per immortalare il magico ingresso. L’orario dell’inizio del rito civile è perfetto. Non è un caso che corrisponda all’orario del tramonto. In questa fase del giorno i colori del cielo sono così definiti, la luce è molto calda: è perfetta. Le foto con questa atmosfera lasciano sicuramente a bocca aperta chi le guarda, hanno un misto magico di atmosfera, forme e colori.
ORE 18.35 ARRIVO DELLA SPOSA
La sposa con l’aiuto del fratello scende dalla cabriolet e sorridente arriva all’ingresso. Come la figura di un bravo scrutatore, osserviamo attentamente i suoi passi, aspettiamo la fine del suo sospiro e come un direttore di orchestra diamo il segnale al dj per far partire la colonna sonora scelta per accompagnare quel magico momento. L’ingresso della sposa è dolce. Raggiunta dalle sue 2 figlie e a braccio del padre, accorcia la distanza dal suo sposo con un passo lento, emozionato ed elegante: i suoi passi si “sposano” perfettamente con le note di Enya. Una volta arrivata all’altare abbiamo un attimo di sospiro per godere anche noi di questo momento magico.
ORE 18.45 RITO DEL COLORE
Per lo scambio delle fedi gli sposi hanno scelto il rito dei colori su una tela. Tra colori, bambini e tela cosa non avevamo previsto? Nessuna paura, una wedding planner porta sempre con sè tutto ciò che può servire! E in questo caso anche le salviettine umidificate! La cerimonia continua e al momento giusto consegniamo a piccoli e grandi le bolle di sapone per creare una pioggia di bolle di sapone in aria proprio come una cornice fiabesca per la fine della cerimonia.
ORE 19.15 APERITIVO PER GLI OSPITI
A fine cerimonia, mentre gli sposi si concedono agli scatti del fotografo, gli ospiti si spostano nella zona aperitivo, dove l’allestimento si è concluso, ovviamente sempre sotto nostra supervisione, durante il rito civile. Continuiamo a spuntare la nostra timeline.
Ad Esempio:
- Accendere tutte le candele posizionate nei tavoli degli ospiti;
- Posizionare il tableau de mariage all’ingresso della zona cena;
- Confermare la scaletta dei brani;
- Parlare con maître per confermare il momento in cui fare il lancio del bouquet;
- Comunicare al dj il momento per il lancio del bouquet;
- Preparare bouquet con Nastri e forbice per un originale lancio del bouquet.
ORE 20.30 INIZIO CENA
Il momento della cena è arrivato, ma poco prima che gli invitati entrassero in sala una folata di vento (inaspettata) arriva contro il tableau de mariage, facendolo cadere dal cavalletto, e anche in questo caso, riapriamo la cassettina del pronto soccorso, e come fanno le brave sarte con ago e filo aggiustiamo tutto in un batter d’occhio! La cena prosegue e via via vengono spuntati gli ultimi punti della timeline, e tra questi il tanto atteso taglio della torta.
ORE 22.30 TAGLIO DELLA TORTA
Vi siete mai chiesti chi allestisce l’angolo torta e in quale momento viene fatto? Solitamente l’angolo torta può essere allestito dal catering o dal servizio di sala, ma per Roberta che immaginava un angolo personalizzato con luci, nastri, foto e degli elementi che rappresentassero lei e il suo sposo, le nostre wedding coordinator hanno ricreato tutto l’angolo, quando? Ci siamo divisi i compiti durante la cena, per non lasciare mai il nostro ruolo scoperto. La zona che abbiamo utilizzato è proprio quella dove è avvenuto il rito civile, sarà stato un caso? Tutto quello che avviene con le wedding planner di Ragusa non è mai un caso, ogni minimo dettaglio viene curato. Rispettare i tempi è frutto di una collaborazione con il maître, l’ animazione, ospiti e sposi, ovviamente evitando di far distrarre gli ospiti e gli sposi .
Ore 23.30 ALLESTIMENTO E CONSEGNE BOMBONIERE
Le bomboniere scelte per ringraziare gli ospiti sono state perfette per un matrimonio green! Gli sposi hanno optato per un regalo eco friendly, un bonsai, dal forte valore simbolico di amore, vita e serenità da augurare ai propri ospiti.
ALLESTIMENTO CIGAR CORNER
E per gli appassionati di sigari e rum, non poteva mancare un angolo per gustare dei rum e particolari sigari per veri intenditori!.
Gli ospiti sono felici e e gli sposi sereni e divertiti!
Ben fatto ragazze!
Così la serata delle nostre wedding coordinator in tempi di Covid e di tutti i presenti si conclude come Cenerentola: c’è un coprifuoco da rispettare!
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